أهم واجبات ومهام الإداري في أي مؤسسة

تعد العملية الإدارية من أكثر الأعمال تشعبا وتعقيدا وتزداد اعمال الاداري وتتشعب بحسب موقعه في المؤسسة، فكلما ازداد حجم الأعمال الموكولة اليه تعددت وتنوعت نشاطاته ومهامه وواجباته، وتضيق اعمال الادارية وتصبح أكثر تخصصا كلما كان ادنی موقعا في السلم الوظيفي للمؤسسة.

ومن اهم الواجبات التي يقوم بها الإداري ما يأتي :

أ- المسؤولية:

يتحمل الإداري مسؤولية المؤسسة أو الفرع الذي هو مسؤول عنه وعن تحقيق الأهداف الموضوعة له ومن خلال ذلك فهو مسؤول عن النجاح أو الفشل الذي تحققه المؤسسة.

والفرق الجوهري بين مسؤولية الاداري ومسؤولية غيره. من العاملين أن العامل العادي مسؤول عن أداء عمله فقط ويحاسب او يكافأ على تقصيره او انجازه اما الاداري فهو مسؤول عن انجاز الاخرين او تقصيرهم.

ومن هنا يقع كثير من المسؤولين الاداريين تحت ظروف صعبة من الضغط النفسي والقلق، لأنهم مسؤولون عن تحقيق نتائج ليست منوطة بإرادتهم او قدراتهم هم ، وإنما هي متعلقة بقدرات غيرهم وارادة سواهم.

ب- التعامل مع الناس:

يتعامل المدير مع من هم أعلى منه في المسؤولية فالمديرون العاملون في الشركات لا بد ان يتعاملوا مع مجالس الادارة ورئيس الوزراء مع رئيس الدولة. ورئيس الدولة مع المجالس التشريعية، وهو يتعامل مع من هم في مستواه في المؤسسات الأخرى التي لها علاقة مباشرة أو غير مباشرة بعمله، ويتعامل مع من هم بمستواه في المؤسسة كما يتعامل مع من هم ادني منه في المؤسسة ويتعامل مع اعداد قد تكبر حتى تضيق عن الحصر ممن لهم علاقة بالمؤسسة كالزبائن والمنتجين والمشرفين والأجهزة الحكومية وغير الحكومية.

وحكمه على الناس ولا سيما مرؤوسيه، يترتب عليه نتائج خطيرة على العمل وعلى الأشخاص انفسهم مثل ترقيتهم او عزلهم أو تغيير اعمالهم والإداري مطالب ان يوثق صلته الى أبعد حد ممكن بالعاملين معه حتى يعرفهم معرفة حقيقية تمكنه من الحكم عليهم، وهو مطالب في الوقت نفسه بأن لا توثر علاقته الشخصية بهم في حكمه بل عليه أن يكون موضوعيا ، وان لا يؤثر العلاقة، أو ذوقه او عواطفة في الحكم على العاملين معه.

ج- مواجهة المشاكل وإيجاد الحلول:

ينتج عن ادارة المؤسسات كثير من القضايا والمشاكل منها ما يتعلق بالمال او بالناس او بالأدوات، وكثير ما تعرض للإداري مشاكل تتطلب منه اتخاذ القرار العاجل في لحظة وقوع المشكلة واحيانا يجد نفسه أمام خيارات متعددة يقف امامها حائرا، فكلها قد تكون محرجة او مفيدة او ضارة وقد يكون لكل منها مبررات وايجابيات وسلبيات.

ويجد نفسه محتاجا لوقت يفكر فيه ويفاضل بين هذه الخيارات ولكن الأمر لا يحتمل الانتظار او يحتاج لمعلومات تعينه على اختيار الحل الأفضل ولكنها لا تتيسر له، ويدخل في كثير من الأحيان في مناقشات غيره بل مع نفسه بين أمسه ويومه وغده، وعجلة العمل لاترحم ولا تنتظر وعليه أن يتخذ القرار الملائم وفي الوقت المناسب عليه ان يكون حازما في اتخاذ القرار وتنفيذه وتحمل النتائج المترتبة على تنفيذ قراراته.

ويحتاج ايضا الى قدر كبير من الشجاعة لمواجهة المشاكل والنتائج التي قد لا تكون سارة او مرضية لكثير من الناس، وكثير من الاداريين يقعون في فخ التردد خوفا من النتائج فتتميع الأمور وتضطرب أحوال العاملين معهم.

د- التعامل مع الأشياء وتحديث الادارة:

تتطلب ادارة المؤسسات الاستفادة من المرافق والأجهزة والأدوات واستعمال مختلف انواع المواد ليس ذلك في المصانع وحسب وإنما في كل انواع المؤسسات فإدارة المدرسة مثلا تتطلب الاستفادة من ابنيتها وملاعبها ومختبراتها بما فيها من اجهزة ومعدات ومواد ولم تعد اجهزة المكاتب اقلاما وأوراقا وكراسي ومکاتب فقط وإنما دخلت في معظم الإدارات الحديثة لأية مؤسسة حكومية او خاصة اجهزة معقدة كالحاسبات الالكترونية وغيرها وعلى الإداري ان يتعامل معها ويسخرها لتطوير العمل في مؤسسته، وليس من الضروري أن يكون الاداري خبيرا او عالما بتلك الأجهزة ولكن عليه أن لا يعزل نفسه عما يجري حوله وان يلم بكل هذه الأمور وكيفية استعمالاتها، ولا ينبغي أن يشعر بالحرج بجهله فيها فيقاومها اوپرفضها بل عليه ان يستعين بالخبراء وذوي المعرفة من المختصين فيها.

د. اوجيني مدانات