فن التعامل مع إدارة الوقت

مما لاشك فيه أن أولى ما يمكن الاعتناء به هو ( الوقت ) حيث لا يمكن ادّخاره لوقت الحاجة بل لابد من إنفاقه بشكل أو بآخر, والناس جميعا يستوون في امتلاكه لا في حسن تصريفه , لذا كان لزاما على الناجحين في الحياة أن يولوه جل اهتمامهم وأن يحسنوا التعامل مع أوقاتهم بكفاءة عالية ليحققوا الأهداف المنشودة في مؤسساتهم الإدارية والتعليمية الحكومية والخاصة , أما إذا أهملت مهارة إدارة الوقت فانتظر ما يحل بالفرد والمؤسسة من التخبط والعشوائية وضعف المخرجات …وأنبّه إلى أن الوقت نوعان : نوع يصعب تنظيمه وإدارته كالنوم والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية , وآخر: يمكن تنظيمه وإدارته ومنه الأوقات المخصصة للعمل والوظيفة مثلاً فهل نستطيع استثماره بشكل أمثل ؟

الوقت هو العمر وهو الحياة ولا يمكن تكديسه بل لابد من إنفاقه

الوقت في الشرع:
( والفجر..) (والليل..) (والنهار..) (والضحى ..) (والعصر..)
قال النبي – صلى الله عليه وسلم – :(نعمتان مغبون..)
و( لن تزول قدما عبد يوم القيامة ..)
و( اغتنم خمسا قبل خمس..)
و( أعذر الله إلى امرئ أخر عمره حتى بلغه ستين سنة )

ومن كلام السلف :

ابن مسعود : ” إني لأمقت الرجل أن أراه فارغا ليس في شئ من عمل الدنيا ولا الآخرة
عمر بن عبد العزيز ” الليل والنهار يعملان فيك فاعمل فيهما“
الشافعي ” صحبت الصوفية فلم أستفد سوى حرفين , أحدهما: قولهم: الوقت سيف , فإن لم تقطعه قطعك, ونفسك إن شغلتها بالحق وإلا شغلتك بالباطل ”
الحسن البصري ” إنما أنت أيام فإذا ذهب يوم ذهب بعضك“
تقول حفصة بنت سيرين: ما وجدنا العمل إلا وقت الشباب
قال ابن عقيل :” إني لايحل لي أن أضيع ساعة من عمري
جارية محمد بن سحنون التي كانت تلقمه الطعام , وبعد فراغه مماهو منهمك فيه طلب الطعام فقلت : ألقمتك إياه
عامر بن عبد قيس قال لمحدثه : ” أمسك الشمس ”

الأسباب الحاملة على عدم احترامنا للوقت :

1 – لأن الوقت معنوي غير محسوس
2 – لأننا ربّينا على ذلك
3 – لعدم الاهتمام بالبدايات والنهايات للأعمال
4 – لعدم وضوح الهدف أوانعدامه
5 – الجهل بأهمية الوقت
6 – ضعف الهمة
7 – عدم القدرة على التعامل مع مضيعات الوقت
8 – مصاحبة ذوى الهمم الضعيفة
9 – عدم التخطيط والتنظيم للوقت
10 – عدم الاستشعار بأننا محاسبون على أعمالنا وأوقاتنا
11 – اعتقاد البعض بأن جدول الأعمال يستغرق الوقت الكثير
12- اعتذار البعض بأنه مشغول للغاية
13-الإحباط الذي يعيشه المسلم في مواجهة التحديات

تأمل

ما قيمة قطعة من حديد ؟
• قطعة خام = 5 دولار
• صنعت على شكل حذوة فرس = 11دولار
• صنّعت على شكل إبر خياطة = 255 دولار
• صنّعت على شكل سكاكين = 2285 دولار
• صنّعت على شكل نوابض ساعات = 250000دولار
• هل المصنع واحد ؟ هل القطعة واحدة ؟ هل الجهد واحد ؟ هل القدرة واحدة ؟

التاءات الخمس في إدارة الوقت

• تحديد الأهداف
• ترتيب الأولويات
• تخطيط الزمن
• تفويض الأعمال
• تقويم الأداء

كلها قد بدأت بحرف التاء , ولتحقيق إدارة فاعلة للوقت , يحسن بالمتدرب أن يراعي ذلك في وضع خططه وبرامجه .

لماذا لايرغب الناس في تحديد أهدافهم وتعيينها؟

• الخوف من الفشل والمجهول – الرفض – التسويف – عدم الإيمان بالضرورة

تحديد الأهداف
عندما لا تعرف أين تتجه فإن كل الطرق توصلك

أهداف ( طويلة – مربوطة بسنة أوسنوات – قصيرة شهرية, أسبوعية , يومية ) والأهداف عادة إما :

• إيمانية
• مادية واحتياجات ضرورية ( الأمن – المأكل- المال – الصحة – السكن …)
• أسرية ( الحقوق المشروعة )
• وظيفية ( نجاح وتميز )
• علاقات ( صلة وزيارات)
• ترويحية
• النمو( مهارات – معارف – قدرات ..)

ترتيب الأولويات

كثير من الناس يحب العمل أكثر من محبته لأن يفكر , لذا :

• حدد هدفك ( بأقسامه الطويلة والمتوسطة والقصيرة المدى )
• فكر في الخيارات المطروحة لتحقيق الهدف واختر أحسنها
• الوقت المناسب لها وما يمكن أن تستغرقه
• المكان المناسب
• من يقوم بالعمل ( أنت أو غيرك ) ومن الأصلح؟
• الأولوية من الأعمال والأنشطة
• تذكر أن الوقت ليس تحت تصرفك, لذا افترض المضيعات.
• لاتعط أي نشاط أكثر من الوقت الذي يستحق
• ضع احتياطات عندما يفشل تنفيذ أي نشاط موجود في الخطة
• تذكر أن بضع دقائق من التفكير والتخطيط توفر بضع ساعات من العمل الشاق

التفويض :

هو عمر أضيف إلى عمرك، لماذا لانفوض ؟

من الملاحظ اننا لا نفوض بسبب:

المركزية
الحرص على نجاح الذات والنفس
عدم الثقة بالآخرين

لن تستطيع السيطرة على كل وقتك لكن سيطر على ما تستطيع منه
الانضباط الذاتي والإرادة الجبارة سر نجاح وقتك
يستحيل أن الأعمال كلها في درجة واحدة من الأهمية
إياك وفضول النوم والأكل والكلام
تحكّم في الوقت قبل أن يتحكم فيك
كن سريع القراءة وامتلك المهارة في ذلك
الاشتغال بالندم على الماضي تضييع للمستقبل
تذكر أن التفرغ في مستقبل الأيام وهم وسراب
الوقت لاينتظر أحدا
مورد مهم يستوي الناس في امتلاكه لافي تصريفه
اعمل بطريقة أذكى لابمشقة أكثر

مبددات ومضيعات الوقت

– الزيارات المفاجئة من البطالين
– التردد في اتخاذ القرار
– المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد
– عدم وجود خطة
– تراكم الأوراق وعدم ترتيبها
– التسويف
– عدم القدرة على قول ( لا )
– ضعف مهارة إنهاء الحديث بلباقة
– عدم الاستفادة من السجلات والتجهيزات والإمكانات
– إعطاء المكالمات الهاتفية الأولوية في العمل
– سيطرة الروتين على الآخرين
– مركزية السلطة واتخاذ القرار
– عدم الثقة بالآخرين
– الاعتماد على الذاكرة

طرق ذهبية للتعامل مع الهاتف:

حدد الموضوع قبل إجراء المكالمة
عندما تتحدث مع من يستطرد أخبره أن لديك وقتا محدودا
ادخل في الموضوع مباشرة
اختصر المواضيع الاجتماعية
أن تكون أول من ينهي المكالمة
لا تسمح بالخروج عن الموضوع
بعد تحقيق الهدف من المكالمة انهها بسرعة
إذا كان إنهاء المكالمة ضروريا فافعل

التعامل مع زيارة مضيعي الوقت

إذا كانت الزيارة ضرورية فقم أنت بها
شجع مبدأ العمل من خلال المواعيد
لا ما نع إذا سئلت هل أنت مشغول ؟ أن تجيب ب( نعم )
كن مستمعا فقط قدر الإمكان استثمارا للوقت
لا تدخل في نقاشات غير مهمة
حدد وقت الزيارة من بداية اللقاء : لابأس أن نجلس ربع ساعة
النظر إلى ساعة المكتب بين الفينة والأخرى
خصص لك وقتا تمنع فيه زيارتك
قف مع الزائر الطارق للباب حتى لاتدع فرصة للثقلاء بطول الجلوس

المراجع

1 إدارة الوقت، ماريون هاينز ، ترجمة / عبدالله بلال، دار المعرفة للتنمية البشرية، 1421هـ
2 فن إدارة الوقت، عبدالله مبارك البوصي، دار طيبة 1421هـ
3 دع التسويف وابدأ العمل، جيمس آر . شيرمان، ترجمة / محمد طه علي،دار المعرفة للتنمية البشرية 1421هـ
4 حقيبة : مهارة الإدارة الذاتية الناجحة، د/ إبراهيم القعيد، دار المعرفة للتنمية البشرية 1421هـ
5 حقيبة : فن إدارة الوقت، عبدالرحمن العمرو،إدارة التدريب بالرياض 1423هـ

علي بن صالح البطيّح
مشرف تدريب تربوي